Die interne Post – tragfähige Säule der Verwaltung

Nicht alleine in den Verteilerzentren muss ein erheblicher Aufwand geleistet werden, um ein Schriftstück an den Empfänger zu transportieren. Der reibungslose Ablauf des Vorgangs wird dagegen schon in den Unternehmen selbst gewährleistet.

Die interne Post – was ist das eigentlich?
Insbesondere größere Konzerne, Lehranstalten und öffentliche Einrichtungen haben sich zur Bewältigung aller die Postsendungen betreffenden Aufgaben dazu entschieden, eine eigene Verteilerstelle an ihren Standorten einzurichten. Gängige Bezeichnungen dafür sind etwa die Haus- oder die interne Post. Die dort Angestellten nehmen Briefe entgegen und leiten sie an die zuständigen Fachabteilungen weiter. Ebenso werden die von den Sachbearbeitern erstellten Schreiben frankiert und verschickt. Ein weiteres Ziel besteht darin, auch die gesamte intern im Haus anfallende Post abzuholen und sie ihrem Empfänger zuzuleiten. Auf diese Weise wird ein reibungsloser und effektiver Zeitplan bei der Abwicklung aller Postsendungen sichergestellt.

Worin liegen die Vorteile der internen Post?
Das Einrichten einer eigenen Poststelle mag zunächst einen hohen Kostenfaktor für die Verwaltung darstellen. Dennoch rentiert sich die Investition: Bei der Entgegennahme, dem Sortieren und Öffnen der Briefe wird in einem zeitlich engen Rahmen agiert. Jedes Schriftstück wird dabei mit einem Eingangsstempel versehen und den zuständigen Abteilungen oder Sachbearbeitern zugestellt. Gleiches gilt für alle Dokumente, die intern zwischen den Büros weitergereicht werden. Jeder Mitarbeiter kann sich daher optimal seinen eigentlichen Aufgaben widmen, statt bei der Bewältigung aller Postsendungen wertvolle Zeit zu verlieren. Ebenso wird damit der Grundstein für das Archivieren aller Briefe gelegt.

Warum wird ein Postarchiv benötigt?
Sieht man einmal von Werbebroschüren ab, werden nahezu alle in den Konzernen, Universitäten oder Ämtern behandelten Briefe wichtige Anliegen umfassen. Eine Verwaltung, die wirtschaftlich vernünftig und rechtlich korrekt agieren möchte, wird daher immer auch eine Liste mit dem Ein- und Ausgang aller Postsendungen erstellen. Ebenso wird sie darüber Buch führen, wann ein Dokument von einem Sachbearbeiter an einen anderen Zuständigen weitergeleitet wurde. Die externe wie die interne Post ist somit zumindest erfasst – bei besonders brisanten Schriftstücken erfolgt vor der Archivierung zudem ein Kopieren aller Einzelteile des Briefes. Auch dieser Vorgang dient der Sicherheit.

Wie lassen sich Kosten bei der internen Post sparen?
Alle Abläufe der Verteilzentren in den Einrichtungen bedürfen daher eines hohen Einsatzes an Zeit und Arbeitskräften. Entsprechend sind diese Abteilungen im Regelfall optimal besetzt, woraus sich nicht selten hohe Investitionen ergeben. Insbesondere bei der internen Zustellung kommen aber längst robuste Umschläge zum Einsatz, die bis zu 100 Mal wiederverwendet werden können. Zudem wird dadurch gewährleistet, dass sich die Hauspost nicht mit den sonstigen Briefsendungen vermischen kann – beide unterscheiden sich bereits optisch deutlich wahrnehmbar. Die Verwaltung spart dabei also bares Geld. Zugleich gestaltet sie die internen Abläufe deutlich effizienter, woraus sich ein schnelles Bearbeiten aller wichtigen Anliegen ergibt.

Weitere Infos auf www.syspost.ch

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