Konferenzraum Lösungen für die Zukunft
Wer heute einen Konferenzraum einrichtet, muss ganz andere Konferenzraum Lösungen finden als noch vor wenigen Jahren. Fand vor ein paar Jahren eine Konferenz typischerweise in Präsenz statt und alle Teilnehmer waren physisch im Raum, ist heute die Präsenz-Konferenz schon eher die Ausnahme und eine Vielzahl oder gar alle Teilnehmer sind online zugeschaltet, befinden sich aber physisch ganz woanders. Darauf muss eine moderne Konferenzraum Architektur Rücksicht nehmen. Videokonferenzsysteme in Konferenzräumen werden zur Selbstverständlichkeit. Es geht nicht mehr darum, ob Videokonferenzsysteme Einzug in den Meetingraum finden, sondern nur noch in welcher Ausgestaltung und Perfektion solche Systeme zu guten Konferenzraum Lösungen führen.
Konferenzen und Meetings ohne Online-Teilnehmer gibt es heute fast nicht mehr – die Raumausstattung muss deshalb darauf ausgerichtet sein.
Innovative und kollaborative Meeting-Kultur durch richtige Gestaltung
Durch die richtige Ausstattung von Besprechungsräumen ermöglicht man eine innovative und auch kollaborative Ausgestaltung von Meetings – ohne, dass die Teilnehmer anreisen müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Im Gegenzug muss man nur einmal den Konferenzraum vernünftig ausstatten und spart in der Folge Anreisezeiten und Anreisekosten. Die Budgets vieler Firmen wurden bereits in den letzten Jahren hinsichtlich Hotelkosten und Reisekosten deutlich erleichtert. Team-Besprechungen können heute mit einem Klick starten und die Teilnehmer werden auf Displays projiziert, und zwar mit einem Mausklick – ohne beschwerliche Bahn- oder Fluganreise. Ohne die Notwendigkeit einer Hotelübernachtung. Wichtig ist dabei auf den Einsatz hochwertiger Geräte zu setzen, die sicher funktionieren und Online-Meetings zu einem Vergnügen machen und nicht zu einem Experiment.
Was gehört zu einer sinnvollen Konferenzraum Lösung?
Zu einer sinnvollen Konferenzraum-Ausstattung gehört auf jeden Fall:
- Grosser Konferenztisch mit mehreren bequemen Sitzmöglichkeiten, damit auch Teilnehmer in Präsenz dort Platz finden
- PC oder Laptop
- Vorkonfiguriertes Videokonferenzsystem
- Funktionierendes Mikrofon- und Lautsprecher-System
- Kamera mit aktiver Sprecherverfolgung
- Screen/ Display zur Abbildung von Whiteboard und anderen Teilnehmern
- Konferenzsoftware wie z.B. Zoom, Teams oder andere
Wer moderne Systeme mit Soundbar und aktiver Kameraverfolgung, ggf. in Kombination mit Satelliten-Mikrofonen in grösseren Räumen einsetzt, trägt dafür Sorge, dass alle Teilnehmer stets gut zu hören sind und auch die anderen Teilnehmer stets gut verstehen. Moderne Kameras verfolgen jeweils den Sprecher und erfordern kein händisches Nachfolgen mehr.
In Onlinemeetings kann man auch Experten zuschalten, die den Rat nicht zwanghaft aus einem Büro erteilen müssen.
Gross und hell muss kein Vorteil sein
Viele Konferenzräume sind gross und hell, – das muss aber kein Vorteil sein. Dies erfordert ggf. besonders lichtstarke Beamer oder die Möglichkeit der Abdunkelung. Lichtunempfindliche Grossformat-Displays können hier auch helfen.
Worauf kommt es bei guten Konferenzraum Lösungen an?
- Man sollte direkten Lichteinfall auf eine Projektionsfläche vermeiden. Beamer können nur schwerlich starkes, direkt einfallendes Sonnenlicht überstrahlen.
- Display-Helligkeit sollte bei hellen Räumen nicht unter 350 Candela liegen
- Bildauflösung des Screens sollte Full -HD (1920 x 1080 Pixel) nicht unterschreiten
Was ermöglicht eine gute Konferenz-Lösung?
Hat man erst einmal das Optimum zur Ausgestaltung des Konferenzraums gefunden, so werden folgende Effekte erzielt:
- Effizienzsteigerung, weil die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Partnern besser funktioniert
- Produktivitätssteigerung, weil intelligente und vernetzte Besprechungsräume zu schnellen Lösungen führen
- Vereinfachung der Zusammenarbeit, weil man sich vielfach Anreisen ersparen kann und externes Expertenwissen auf Knopfdruck zuschalten kann
In modernen Konferenzräumen wird die schnelle Teilnahme an Meetings zur Selbstverständlichkeit. Bild- und Videomaterial kann in einwandfreier Qualität schnell über Desktop-, Mobilgeräte oder auch Raumsysteme zur Verfügung gestellt werden. Admin-Dashboards erlauben in Echtzeit und nach den Meetings detaillierte Auswertungen.
Wie auch bei Präsenz-Konferenzen muss natürlich auch bei Online-Konferenzen auf das Einhalten einer Konferenzkultur geachtet werden, damit ein Meeting nicht zur Schaufläche von Selbstdarstellern und Nebenkriegsschauplätzen wird.